Uma corretora de seguros dependia de trabalho manual para processar documentos e controlar vencimentos. Simplifiquei esse processo de ponta a ponta.
O problema
O trabalho de registrar cada novo documento dependia de alguém abrir o e-mail, ler o conteúdo e digitar as informações à mão num controle separado.
O controle de vencimentos vivia fora do fluxo de trabalho do dia a dia, então o risco de uma data passar despercebida existia o tempo todo.
Quanto mais documentos chegavam, mais tempo da equipe saía do atendimento ao cliente para ir parar em tarefas repetitivas de digitação e organização.
A solução
Organizei o fluxo em quatro etapas, da chegada do documento ao acompanhamento do vencimento.
Os documentos passam a ser recebidos automaticamente assim que chegam, sem depender de alguém abrir e-mail por e-mail.
As informações relevantes de cada documento são extraídas automaticamente, em vez de digitadas manualmente.
Os dados extraídos são organizados e guardados num único lugar, acessível e consistente.
Datas de vencimento passam a ser acompanhadas automaticamente, com aviso antes do prazo, em vez de dependerem da memória de alguém.
O que mudou
A equipe deixou de digitar manualmente o que já chega pronto em cada documento.
O controle de vencimentos passou a existir num processo monitorado, não só na atenção de uma pessoa.
O tempo que ia para digitação e organização ficou disponível para atendimento e relacionamento com o cliente.
Por respeito à confidencialidade do cliente, não divulgo nome da empresa, documentos ou dados de apólices. O que está descrito aqui é só o processo e o resultado prático.
Como foi construído
A solução combina automação de processo, leitura de documentos e integração entre as ferramentas que a corretora já utilizava, evitando uma troca desnecessária de sistemas.
Esse caso combina duas frentes: automação de processos e integração de sistemas.
Quer algo parecido?
Me conte como seu processo funciona hoje. Eu te digo com clareza o que vale a pena mudar.